17 августа 2017

Новые возможности Google Docs


Google Docs получил массу новых возможностей для облегчения совместной работы над документами, таблицами и слайдами.

Именные версии документов

Как известно, любые изменения в документах, таблицах, слайдах Google Docs немедленно записываются в виде отдельной версии, даже если это исправление одной цифры. Этот факт, хотя и позволяет не потерять никаких изменений, порождает слишком большое количество версий, названных по метке времени, в которых трудно ориентироваться.

Теперь, отдельные версии документов, таблиц, слайдов, которые являются осмысленно законченной редакцией документа (например, редакция отправленая на согласование), можно именовать собственным именем.

Более того, для быстрого перехода между именованными редакциями документа, показ неименованных версий документа теперь можно временно отключать.

При этом, если после последней именной редакции документа уже внесено множетсво мелких правок, которые ещё не утверждены, то вы можете посмотреть две виртуальные редакции документа, в которых все эти правки утверждены или наоборот отвергнуты.


Шаблоны документов с дополнениями

Ранее в документах и таблицах Google Docs вы могли использовать дополнения (Add-ons), которые расширяют функциональность соответствующих докментов для реализации, например, схемы утверждения документов или импорта свежих данных из внешних CRM систем.

Теперь вы можете делать также и свои шаблоны доментов Google Docs, включая в них дополнения  (Add-ons), с тем чтобы пользователи изначально получали готовый макет документа, который не надо заполнять вручную, например, как шаблон "Бухгалтерский отчёт", который самостоятельно подтягивает данные из бухгалтерской программы.

Более того, поскольку в домене G Suite глубоко продумана система делегирования полномочий по созданию и использованию шаблонов документов, администраторам G Suite не нужно излишне беспокоиться о том, что пользователи не справятся с установкой и настройкой специфических для каждого подразделения дополнений, так как это уже не их задача, а ответственных за поддержание документооборота в организации лиц (секретаря, бухгалтера и т.п.).


Поиск внутри домена G Suite прямо из документа

Документы часто описывают не полностью оригинальную идею, а являются компиляцией ранее собранной информации, либо имеют большое количество цитирований из других источников. 

Для того, чтобы облегчить подготовку таких обобщающих документов, в Google Docs добавлена возможность поиска по всему внутреннему содержанию домена G Suite, включая данные приложений, в т.ч. закрытые для внешних пользователей папки Google Drive, внутренние Google календари и видимые только для пользователей домена G Suite сайты прямо из интерфейса редакторов документов, таблиц и слайдов.

Всё, что вам нужно сделать для цитирования внутреннего документа или сайта, это открыть в консоли справа окно поиска, найти подходящий источник и перетащить цитату мышкой в основное поле документа. 
Отправить комментарий