13 февраля 2018

Оповещение команды Team Drive


Google упростил оповещение всех членов команды Team Drive по электронной почте.

Team Drive ("Общий диск") предназначен для организации работы над любыми совместными проектами, особенно если состав участников в течение проекта может измениться (актуально для любых проектов длиннее трёх месяцев в связи с приёмом/увольнением персонала и/или выпуском/переходом студентов на другой курс/класс/предмет).

Team Drive, в отличие от My Drive, гарантирует сохранность общих файлов во время всего проекта и по его завершении, даже если кто-то из покинувших проект нечаянно или намерено не захотел оставить в общем доступе общие файлы проекта. 

Теперь у любого члена команды проекта появилась возможность удобного оповещения всех остальных участников проекта по электронной почте. Для этого достаточно выбрать пункт "Email members" в контекстном меню Team Drive, а затем уже отредактировать шаблон письма. Это может быть особенно полезно для административных целей, когда необходимо переслать всем членам команды официальное письмо о начале/изменении/завершении работы над проектом, особенно если оно исходит от внешнего источника (руководства, контролирующих органов и т.п.).

Тем не менее, для текущих задач, я всё же рекомендую придерживаться устоявшейся ранее методики оповещения, через корпоративный Google+, если он у вас включен для всех пользователей домена G Suite. Также можно использовать закрытое сообщество в публичном Google+, если ваши доменные пользователи имеют право публикации в публичном Google+ и вы работаете на Team Drive с пользователями Google не из вашего домена G Suite. 

Дело в том, что сообщения в закрытом сообществе Google+, созданном специально для вашего проекта, гораздо легче воспринимать и они автоматически отделены от сообщений из других проектов. В электронной почте вы, конечно, также можете маркировать письма метками с названием проекта, но это надо делать вручную, а потому многие просто забудут об этом и ваши оповещения затеряются среди многих других писем.
Отправить комментарий